A mente del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 [di recepimento in Italia della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019], in materia di whistleblowing, è necessario che le segnalazioni siano circostanziate.
In quest’ottica, più specificamente, è necessario che le persone segnalanti, nel formalizzare le segnalazioni, si peritino di descrivere il fatto in forma chiara e precisa, focalizzando l’attenzione altresì sulle correlative circostanze di tempo e di luogo [con l’avvertenza, per quel che qui importa, che, come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, «[o]ve quanto segnalato non [fosse] adeguatamente circostanziato, chi gestisce le segnalazioni p[otrà] chiedere elementi integrativi al[la persona] segnalante tramite il canale a ciò dedicato o anche di persona, ove [la persona] segnalante abbia richiesto un incontro diretto»].
È, inoltre, necessario che le persone segnalanti si peritino d’indicare le generalità dell’autore della violazione [ovvero, se non conosciute, tutti gli elementi utili per identificare lo stesso], nonché quelle d’eventuali soggetti in grado di riferire in merito alla stessa.
È, infine, opportuno, che, ove possibile, le segnalazioni rechino seco documenti a riprova della propria fondatezza.
Come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, le segnalazioni dalle quali non fosse possibile ricavare l’identità delle persone segnalanti dovranno essere considerate anonime.
Ove le anzidette segnalazioni, non di meno, fossero circostanziate, sarebbe opportuno che le stesse fossero trattate alla stregua delle segnalazioni ordinarie.
Ciò anche in considerazione del fatto che, in questi casi, ove le persone segnalanti fossero state successivamente identificate, le stesse potranno beneficiare delle tutele contro le ritorsioni che avessero subito a causa delle segnalazioni.
Come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, le segnalazioni devono essere gestite tramite canali interni da definire nell’ambito del modello d’organizzazione, gestione e controllo ex decreto legislativo 8 giugno 2001, numero 231, ovvero nell’ambito di separato atto organizzativo richiamato dall’anzidetto modello.
Gli anzidetti canali devono in primis garantire la riservatezza di persone segnalanti, facilitatori e persone menzionate nelle segnalazioni.
Gli anzidetti canali, inoltre, devono garantire altresì la riservatezza delle segnalazioni e della correlativa documentazione.
Dal punto di vista formale, le segnalazioni possono essere formalizzate per iscritto, mediante apposita piattaforma on-line, ovvero oralmente, in sede d’incontro diretto con il destinatario delle stesse.
Da notare, per quel che qui importa, che, in entrambi i casi, le persone segnalanti che intendano mantenere riservata la propria identità, beneficiando altresì delle tutele ex decreto legislativo 10 marzo 2023, numero 24, dovranno specificare quanto sopra all’atto della formalizzazione delle segnalazioni.