A mente del decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 [di recepimento in Italia della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019], in materia di whistleblowing, la gestione delle segnalazioni può essere alternativamente affidata a persona interna alla società, a ufficio interno alla società [nell’ambito del quale operi personale dedicato], ovvero a soggetto esterno alla società [a venire in rilievo, in ogni caso, devono sempre essere soggetti autonomi. Requisito, quest’ultimo, che, come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, deve essere declinato qui come sinonimo d’imparzialità e d’indipendenza].
Ricevuta la segnalazione, il gestore individuato dovrà in primis rilasciare alla persona segnalante apposito avviso di ricevimento [ciò entro sette giorni dalla data di ricezione della stessa].
Il gestore individuato, inoltre, se, per un verso, dovrà mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante, per l’altro verso, dovrà dare corretto seguito alla segnalazione ricevuta.
Ciò nell’ottica di chiudere infine il cerchio, fornendo riscontro in merito alla persona segnalante.
Come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, le segnalazioni presentate a soggetto diverso dal gestore individuato, laddove la persona segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele ex decreto legislativo 10 marzo 2023, numero 24, ovvero laddove l’anzidetta volontà possa essere desunta dalle segnalazioni, dovranno essere considerate alla stregua di segnalazioni whistleblowing.
Da quanto precede discende, più specificamente, che le stesse dovranno essere trasmesse, entro sette giorni dal ricevimento, al gestore individuato e che di ciò il gestore individuato dovrà dare notizia alla persona segnalante.
Ricevuta la segnalazione e vagliatane l’ammissibilità, in ogni caso, il gestore individuato dovrà avviare la correlativa istruttoria interna e ciò, come detto, nell’ottica di fornire riscontro in merito alla persona segnalante [come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, peraltro, se, per riscontro si deve intendere qui «la comunicazione alla persona segnalante delle informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione», per seguito si deve intendere qui «l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione della segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate»].
Nel gestire l’anzidetta istruttoria, il gestore individuato, se, per un verso, potrà dialogare con la persona segnalante [ciò tramite piattaforma on-line, ovvero di persona], per l’altro verso, potrà acquisire atti e documenti presso la pubblica amministrazione/gli uffici aziendali, per l’altro verso ancora, potrà intervistare terze persone [garantendo sempre la riservatezza e della persona segnalante e della persona segnalata].
Laddove, all’esito dell’anzidetta istruttoria, emergesse l’infondatezza della segnalazione, il gestore individuato dovrà disporne l’archiviazione motivata.
Se, per converso, i risultati dell’anzidetta istruttoria restituissero un fumus di fondatezza della segnalazione, il gestore individuato dovrà tempestivamente adire gli uffici aziendali competenti/le competenti autorità.
Come chiarito dalle Linee guida dell’ANAC, infatti, «[n]on spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall[a società] oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno d[ella società] ovvero della magistratura».